Contez votre espace-temps de travail…

La légende raconte que certaines organisations ont tenté de maîtriser leur propre espace-temps en faisant appel à la sorcellerie de « space planners ». Le projet paraît insensé, mais les anciens ont apporté des preuves troublantes de sa véracité. Oserez-vous à votre tour dévoiler le mystère de vos temps, relations et modes de travail ?

Situation initiale : les prémices d’une gestion des espaces-temps de travail

Il était une fois Smith et Taylor qui s’employèrent à optimiser la ressource temporelle des organisations et aménagèrent les espaces industriels et leurs tâches pour que le temps soit utilisé au mieux de sa linéarité.

Peu à peu, les temps ont changé et les fonctions professionnelles avec. La prise en compte de variables externes, relationnelles, psychologiques et sociales a ouvert de nouvelles perspectives vers l’organisation spatio-temporelle du travail. Dans un effort révolutionnaire, quelques cloisons ont été abattues pour ouvrir l’espace de travail (open space) et fluidifier les échanges.

De la même façon, la machine à café, totem de la perte de temps au travail, est désormais reconnue comme un facteur productif.

Péripéties : space planning ou l’organisation du travail repensée

Malgré ces premiers pas, l’organisation des espaces de travail répond toujours d’une logique « fiche de poste », individualiste : à chaque poste est attribué le matériel nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche prédéterminée.

Cette logique n’épargne que le regroupement du matériel lourd (photocopieuses, etc.) et les entreprises qualifiées de « créatives » qui semblent s’accaparer le besoin en flexibilité organisationnelle.

Pourtant, cette structure correspond rarement à la façon dont vos équipes travaillent et la plupart des instruments ne sont pas utilisés au maximum de leur capacité. Le « space planner » s’attache alors à opérer une redistribution fonctionnelle des espaces selon vos besoins spécifiques, repérés grâce à l’observation et l’écoute des employés.

L’exemple de la société Accenture

Par exemple, des mesures prises par cette entreprise révèlent que les postes les plus sédentaires, comme des directions financières ou juridiques, ne sont occupés que 50% du temps au maximum et un téléphone n’est utilisé que quelques dizaines de minutes dans la journée.

Accenture a donc organisé la vie de ses espaces autour de pôles d’échange :

  • Les premiers points de contact « rendez-vous / échanges » sont un pôle café, incluant de multiples services personnels et d’entreprises où il est possible de tenir des visio conférences.
  • Un pôle de services avec box, salles de réunions, conciergerie professionnelle, machines à boissons, espaces de reprographie et war room dans une ambiance ouverte, lumineuse et multiforme.
  • Le troisième pôle est celui des espaces de réunions formelles.

Pour cela, les outils de communications, d’intranet et de gestion des RH ont été révisé, notamment pour permettre l’adoption à grande échelle du travail « en dehors du bureau » ; 1 à 2 jours par semaine pour les postes sédentaires.

Grâce a un décryptage approfondi et détaillé des temps d’activités dans la journée, l’entreprise a diminué de façon drastique les espaces et postes de travail conventionnels. Tous les postes sont désormais partagés, y compris les bureaux individuels, et les façons de travailler sont réorganisées pour mettre en évidence le travail commun (réunions et échanges de tous types).

En savoir plus sur les aménagements de la société Accenture.

Autre exemple : le Campus Microsoft France

Microsoft, dans les locaux de son nouveau siège social, a pensé la machine à café comme un lieu de travail avec des assises, des tables, des prises réseaux, de la communication d’entreprise, des services. L’entreprise propose 9 espaces café-rencontre de 20 personnes, une cafétéria ouverte en permanence et équipée de connexions pour y travailler, et même le restaurant d’entreprise est accessible et connecté pour travailler aux heures de bureau.

Visiter virtuellement le nouveau campus de Microsoft à Issy-les-Moulineaux.

Dénouement : une nouvelle culture pour une meilleure gestion des Hommes

Le principe est donc de mutualiser vos outils de travail, et parfois les postes eux-mêmes, pour en optimiser l’utilisation et libérer de l’espace et de l’argent.

Ces gains sont source de productivité en vous permettant de réduire vos coûts, d’améliorer l’harmonie entre vos équipes et d’utiliser ces économies pour créer de nouveaux espaces dont vous n’osiez rêver jusqu’alors.

Le space planner, analysant les relations, interactions et modes de décisions au sein de votre entreprise, vous aide à transformer la forme afin qu’elle corresponde au fond par le biais de restructurations spatiales qui aident à optimiser la gestion de vos ressources.

Il peut par exemple réaliser des aménagements ou vous conseiller sur l’acquisition de votre nouvel immeuble. Il constitue un partenaire de poids dès lors qu’il vous accompagne également dans le changement de culture qui s’opère. Il est en effet nécessaire que les acteurs s’approprient pleinement ce processus transformationnel en contribuant à sa création.

Moralité : osez réveiller la Belle aux flux dormants !

Encore considéré, à tort, comme un concept marginal réservé aux plus audacieux, le space planning, tel que décrit dans cet article, est assuré en France par une poignée de consultants (parmi lesquels BRV Conseil, Form’a et Aventive).

C’est l’histoire du changement qu’il vous est proposé d’écrire aujourd’hui. Les pionniers qui osèrent franchir le pas vécurent heureux et plus efficaces que jamais. Cette leçon vaut bien un audit, sans doute.

Léa VASA et Aurélie VICENTE, étudiantes du Master 2 Economie Sociale et Solidaire, sous la coordination de Stéphane FAUVY, professeur associé en GRH à l’ESSCA.

Crédit photos : Pierre Perrin et Maud Delaflotte (Campus Microsoft)

 

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Auteur : Laure.P

1 Commentaire

  1. 2. gérer la lumière La luminosité ambiante est aussi un facteur majeur dans l’organisation de votre poste. Si vous êtes prêt d’une fenêtre, positionnez votre poste perpendiculairement à celle-ci, mais éviter de l’avoir dans votre champ de vision. Si vous avez de la lumière artificielle, veillez à ce qu’elle soit légèrement devant vous ou sur le côté, et à ne pas être juste en-dessous. En mode travail. Pensez à paramétrer la luminosité de votre écran. Il est impératif que vous ayez une explication du paramétrage de votre écran. Ajustez là en fonction de la lumière ambiante, et diminuez la graduellement vers la fin de journée pour reposer vos yeux. De temps en temps, faites un break par exemple en allant à la machine à café, ou regardez au loin.

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