Entretiens annuels et professionnels : vive la synergie digitale !

L'entretien professionnel : un rendez-vous obligatoire tous les 2 ans

Pour harmoniser les besoins individuels et ceux de l’organisation, les entretiens professionnels et annuels d’évaluation constituent des outils indispensables. Mais la digitalisation de ces process tarde à se concrétiser : considérée par les départements RH comme l’une des priorités pour les cinq années à venir, elle n’est réalisée que dans 30,1 % des entreprises(1), avec une grande disparité selon leur taille.

Alors, quels bénéfices – pour la fonction RH elle-même et pour le développement des compétences des collaborateurs – peut-on en attendre ? N’est-ce pas là l’occasion de refonder l’entretien annuel, décrié tant par les salariés que par les managers et les responsables RH ? Et quid de l’impact plus général de cette transformation sur le lien entre le collaborateur et l’entreprise ?

 

Deux types d’entretiens, une nature et des objectifs distincts

Rendu obligatoire par la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel vise la progression du collaborateur dans son parcours professionnel et la convergence entre les actions à mettre en œuvre pour développer ses compétences et les besoins de l’entreprise. Il s’inscrit dans une vision montante, le salarié s’impliquant dans son projet d’évolution. Se déroulant tous les deux ans, il donne lieu à une vérification des actions de formations engagées, des éléments de certification professionnelle acquis et de la progression salariale ou professionnelle, tous les six ans.

À l’inverse, l’entretien annuel ne relève d’aucune obligation légale, sauf en cas de dispositions conventionnelles particulières. Effectif depuis de nombreuses années dans la plupart des entreprises, il constitue un moment privilégié de dialogue autour du travail, de l’appréciation de la contribution du salarié et des objectifs à venir. Sa logique s’est avérée plutôt descendante jusqu’à présent, le manager relayant les attentes de la direction.

 

Dématérialiser l’évaluation annuelle pour mieux la réinventer ?

Les critiques visant l’entretien annuel d’évaluation se sont multipliées ces dernières années : selon une étude du cabinet Deloitte, 80 % des entreprises estiment que leur apport ne vaut pas le temps investi (Deloitte Human Capital Trends, 2014(2)). En cause : son formalisme excessif, l’inadaptation de sa périodicité à des priorités qui évoluent au fil des mois – les objectifs fixés lors de cet entretien pouvant alors limiter les initiatives des équipes – ou encore, l’absence d’évaluation du travail collaboratif.

Mais la digitalisation, qui permet d’augmenter la fréquence d’évaluation et d’insuffler une dimension Développement, balaie ces réserves ! Le salarié peut ainsi s’auto-évaluer en amont de l’entretien et s’exprimer non seulement sur ce qu’il a accompli (ou non) mais aussi sur son bien-être au travail ou sur sa vision de l’avenir à court et moyen terme. Pour les services RH, outre la fluidification de la gestion et du suivi des campagnes d’entretiens, la digitalisation des process facilite la mesure des écarts en matière de compétences, de rémunérations ou de formations, le croisement de la perception du salarié et du manager objectivant également l’appréciation globale des DRH.

 

Les apports concrets de l’entretien professionnel digitalisé

Pour les entreprises pratiquant déjà la dématérialisation, exit les aspects fastidieux de recensement des actions dont ont bénéficié les salariés (formation, certification, VAE) ou de contrôle et d’archivage des informations !

Ainsi, le responsable formation de Lyreco – une société spécialisée dans les fournitures de bureau qui emploie 2 400 collaborateurs dans toute la France – vante « le gain de temps, le regroupement des souhaits d’évolution des collaborateurs, la sécurisation des process ». Le directeur des Ressources Humaines du groupe de transport familial Delisle, souligne, lui, une « visibilité étendue à deux ans sur les besoins de formation, permise par la centralisation des demandes de formations émises lors des entretiens ».

L’avantage des SIRH(2) incluant plusieurs modules (Évaluation, Emplois & Compétences, Formation), est en effet d’optimiser l’exploitation des données recueillies en les transférant d’un module à l’autre. Les services RH peuvent alors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et se concentrer sur la dimension humaine de leur métier. Car la digitalisation n’a de sens que si elle garantit l’amélioration de la qualité des échanges !

 

Des feedbacks qui renouvellent le lien collaborateur/entreprise

Avant la digitalisation, l’évaluation dans l’entreprise se faisait de manière hiérarchique et/ou fonctionnelle. L’arrivée de SIRH dédiés permet d’y ajouter une troisième dimension, transversale : l’évaluation de pair à pair. Or ce qui fait la qualité d’un collaborateur relève tant de ses savoir-faire que de son savoir-être ! Des actions de coaching/mentoring peuvent également naître d’une évaluation contextualisée au fil des projets.

De façon générale, la digitalisation des entretiens professionnels et annuels produit un meilleur ajustement des plans de formation décidés par l’entreprise aux besoins de ses collaborateurs. L’organisation de demain sera compétitive grâce à ses talents, capables de s’adapter aux innovations et d’acquérir des compétences tout au long de leurs parcours. En « apprenant à apprendre », en se formant « perpétuellement », le salarié augmentera son employabilité. Notons que la digitalisation ne sera pas seule en jeu à cet égard, le recours aux neurosciences et à une approche cognitive en matière de Talent management ayant vocation à se généraliser.

 

De l’auto-évaluation des collaborateurs aux outils de « social feedback » en continu ou transversaux, la digitalisation des entretiens professionnels (au sens large) représente une véritable innovation managériale ! En résulte en effet une plus grande efficacité dans la gestion des compétences et des mobilités internes, la prise de température du climat social de l’entreprise ou la diffusion des bonnes pratiques managériales. Stimulant l’engagement des différents acteurs de ces process, elle permet la mutualisation des propositions et des objectifs. Quelle meilleure synergie ?

 

(1) Baromètre RH Bodet Software/UCO 2017

(2) Deloitte Human Capital Trends, 2014

(3) SIRH : Système d’Information de gestion des Ressources Humaines

 

Article proposé par Bodet Software

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Auteur : Elodie.B

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