Les entretiens réalisés en milieu professionnel

Cadre légal des différents types d’entretiens depuis la réforme de la formation

Businessman Interviewing Female Job Applicant In OfficeQuels sont les différents types d’entretien dont les salariés doivent bénéficier au cours de leur parcours professionnel ? Que dit la loi ? 

Quel rôle les professionnels RH et les managers peuvent-ils jouer dans le cadre de la préparation, de la réalisation et du suivi des entretiens professionnels ?

L’entretien professionnel pour échanger sur les perspectives d’évolution professionnel

En introduisant l’entretien professionnel, la loi n°2014-288 du 6 mars 2014 a créé une nouvelle obligation pour les employeurs à l’égard de leurs salariés.

Obligatoire dans toutes les entreprises pour tous les salariés quel que soit leur contrat de travail, l’entretien professionnel remplace désormais le bilan d’étape professionnel, l’entretien de seconde partie de carrière ainsi que tous les entretiens prévus après une suspension du contrat de travail.

Réalisé au moment de l’embauche ainsi qu’avant et après un congé ayant entraîné une longue absence du salarié, l’entretien professionnel (qui doit également se dérouler tous les 2 ans avec un bilan effectué tous les 6 ans) est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi. Avec la vocation d’être un diagnostic partagé entre l’employeur et le salarié sur le champ des évolutions possibles, l’entretien professionnel ne peut se limiter au recueil des souhaits de formation. La loi impose que la finalité poursuivie par l’entretien professionnel soit distincte de celle des entretiens d’évaluation.

L’entretien d’évaluation pour évaluer le travail effectué

Puisqu’il est illégal de fusionner entretien professionnel et entretien d’évaluation, le premier ne remplace pas le second. Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien d’évaluation est facultatif et peut porter sur l’évaluation du travail du salarié. Rappelons que l’employeur tient de son pouvoir de direction, le droit d’évaluer le travail de ses salariés. Lorsqu’elle est mise en œuvre dans l’entreprise, l’évaluation des salariés peut prendre plusieurs formes (entretien, notation…), et est soumise au respect de nombreuses conditions.

Les entretiens de la Loi Travail

Depuis la Loi Travail, l’employeur est tenu d’assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail […] et de veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.

Par ailleurs, l’employeur est tenu de s’assurer régulièrement que la charge de travail du salarié est raisonnable et permet une bonne répartition de son temps de travail. Pour ce faire, l’employeur doit organiser une fois par an un entretien avec le salarié pour évoquer sa charge de travail, qui doit être raisonnable, l’organisation de son travail, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, ainsi que sa rémunération.

À noter : bien que dans la loi il ne soit pas fait mention du terme d’évaluation, l’on saisit difficilement comment s’assurer de « l’adaptation » et de « la charge de travail » sans procéder à une évaluation.

Les particularités des situations d’évaluation et les limites de l’entretien d’évaluation

Quels que soient le moment de l’évaluation (préalable à l’embauche ou en cours de contrat) et la personne en charge de le réaliser, il est impératif d’agir avec éthique et professionnalisme pour ne pas porter préjudice à la personne évaluée, à sa liberté et à sa dignité. Ceci implique notamment de garantir la sécurité et la confidentialité des données, de communiquer clairement et précisément les résultats de l’évaluation aux personnes concernées, d’utiliser un cadre et des outils appropriés à la situation, mais aussi de posséder les compétences nécessaires pour réaliser une évaluation.

L’article L.1222-3 du code du travail encadre la pratique de l’évaluation comme suit : « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. »

En conséquence, quel que soit le type d’entretien réalisé, l’on saisit l’importance d’une formation préalable des personnes en charge de la préparation et de la réalisation des entretiens. Ces personnes doivent être en mesure non seulement d’utiliser des techniques et des outils adaptés aux objectifs, mais aussi de veiller au respect de l’individu concerné par l’évaluation. Allouer aux managers la responsabilité de réaliser les différents types d’entretiens requiert de les sensibiliser aux faits que :

  • les objectifs et la nature des échanges sont très différents d’un entretien à un autre,
  • leur posture doit pratiquement s’inverser entre l’entretien d’évaluation et l’entretien professionnel.

Certains accusent aujourd’hui l’entretien (annuel) d’évaluation de n’être plus le bon instrument pour mesurer la performance des collaborateurs. Même réalisé avec éthique, l’entretien d’évaluation (parfois également nommé entretien annuel, de performance ou d’objectifs) présenterait des inconvénients de différentes sortes :

  • il consiste en un bilan axé sur une période révolue, il ne permettrait pas de se projeter efficacement et de façon constructive vers l’avenir. Les feedback réguliers seraient plus propices à l’agilité aujourd’hui recherchée par les entreprises. Pourquoi attendre près d’une année pour évaluer une performance et/ou corriger le tir si nécessaire ?
  • en période de restriction budgétaire avec une limitation de l’augmentation de la masse salariale, une évaluation pour déterminer le montant de la part variable de la rémunération individuelle ne générerait pas toujours les retombées escomptées auprès des salariés. Dans ce contexte, comment ne pas susciter la méfiance voire la déception des salariés à l’égard d’une évaluation dont les conséquences positives ne peuvent être que limitées pour eux ?
  • trop centré sur la performance individuelle, l’entretien d’évaluation ne permettrait pas de valoriser suffisamment le travail en équipe. Si l’ère digitale sollicite plus que jamais le travail collaboratif et l’intelligence collective, pourquoi alors exclure cet aspect du périmètre de l’évaluation ?

 

Les différentes parties prenantes en matière d’entretien professionnel

Enjeux et objectifs

La vocation de l’entretien professionnel est de viser la conciliation des objectifs stratégiques de l’entreprise et des aspirations professionnelles des salariés, dans le cadre d’une démarche d’employabilité et de projection vers l’avenir. D’une façon plus globale, la réforme de la formation visait l’intégration de l’entretien professionnel dans une démarche GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences), dont l’entretien professionnel est l’un des leviers.

Outils

Le SIRH permet d’assurer le suivi des échéances ainsi que la traçabilité tant des propos échangés que des décisions prises. En permettant la gestion dématérialisée des flux et des documents, il sécurise le processus, facilite la mise en œuvre de la démarche GPEC, et optimise le contrôle annuel des résultats.

Pratiques de mise en œuvre

Un accord d’entreprise peut préciser les différents points à traiter lors de l’entretien professionnel.

Sous réserve d’une formation préalable recommandée, les managers peuvent conduire les entretiens professionnels qui ont un impact fort en termes de gestion RH.

Il existe des bénéfices à ce que les professionnels RH s’en chargent, compte tenu de leur connaissance des parcours professionnels et de leur aptitude à détecter des talents, ainsi que pour alléger la charge des managers.

Conseils pour conclure

Réaliser l’entretien professionnel à la suite d’un entretien d’évaluation comporte des risques et des inconvénients. Il est conseillé aux entreprises qui pratiquent ces deux types entretiens l’un après l’autre, non seulement d’effectuer une communication adaptée à destination des salariés, mais aussi d’utiliser des outils ou supports différents et enfin, de distinguer clairement les deux temps d’échange.

Le respect de ces prérequis leur permettra d’accomplir leurs obligations légales (en se prémunissant des risques juridiques) tout en assumant efficacement leurs responsabilités à l’égard de leurs salariés.

 

Article proposé par Bodet Software

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Auteur : Elodie.B

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