Excel ou logiciel de planification : oser franchir le cap !

Flat design concept for time management, targeting, work planning and timingBien que ce ne soit pas sa vocation première, Excel constitue l’outil de planification de référence pour gérer l’organisation du travail dans la majorité des entreprises. Pourtant, il existe aujourd’hui des logiciels de planification bien plus performants ! Alors, quelles sont les principales réticences des utilisateurs, qu’ils soient managers ou chefs d’atelier ? À l’inverse, quels bénéfices peuvent en attendre les sociétés en termes d’efficience ou de respect des contraintes légales ? À terme, l’évolution des modes d’organisation de l’entreprise ne rendra-t-elle pas le recours aux logiciels de planification, incontournable ? 

 

Excel et la planification : un taux de satisfaction en trompe-l’oeil

Dans de nombreuses entreprises, chaque service dispose d’une feuille Excel qui planifie l’organisation du travail. Mais celle-ci ne voit jamais ses éléments centralisés, ni totalement partagés. Bien que les collaborateurs soient familiers de l’outil, le fichier Excel n’est jamais travaillé en commun. Plus des modifications y sont apportées, plus le temps d’intervention est long et le risque d’erreur, important. D’ailleurs, un fichier Excel n’est « vrai » que par sa date d’enregistrement : rien ne garantit qu’il n’en existe pas de version ultérieure.

Une étude européenne du cabinet de conseil Bearing Point portant sur un autre domaine de la planification – la gestion de la demande -, confirme l’inadéquation d’Excel aux besoins actuels des entreprises.

 

Source : étude BEARING POINT

 

La méfiance des collaborateurs face aux logiciels de planification

Le recours à Excel représente souvent une forme de pouvoir pour les managers et chefs d’équipe amenés à gérer ces fichiers : certains sont devenus les « maîtres » d’un planning incroyablement complexe ! En leur absence, personne n’est d’ailleurs capable de comprendre le fichier Excel… Dès lors, on comprend qu’ils se sentent dépossédés par l’utilisation d’un outil de planification centralisé. D’autres réticences tiennent à la possibilité d’obtenir « la » représentation du planning que l’on souhaite, via Excel. Or, avec un logiciel de planification, les organisateurs du travail doivent se plier à des outils plus structurants qui les obligent à rationaliser leur façon de travailler. D’où la nécessité d’un process d’accompagnement du changement dans l’entreprise, avec une période de formation des collaborateurs au logiciel et à une méthodologie commune.

 

Logiciel de planification = efficience et progrès social 

Parmi les multiples atouts des logiciels de planification, on trouve :

  • L’accès à un planning réactualisé en temps réel
  • La diffusion multi-supports : PC, tablette, smartphone
  • Une meilleure lisibilité pour tous

Selon Cédric Lampin, responsable marketing de Bodet Software, leur principal avantage a trait au respect et à la gestion des obligations légales, que ce soit dans l’organisation du travail ou son contrôle. « Le planificateur qui résout un problème d’approvisionnement d’atelier en décidant que tel salarié ne fera pas de pause, fait fonctionner le système, mais il met l’entreprise hors-la-loi. Si, au contraire, la gestion de la société est bien structurée, celle-ci dispose des garde-fous nécessaires pour éviter toute dérive ». À cet égard, les logiciels de planification sont porteurs « de progrès social ».

 

L’ère du collaboratif, de la communauté, de la proactivité 

L’évolution des attentes salariales en matière de management ou d’interactions sociales, pousse l’entreprise à réévaluer ses modes d’organisation. Prenons un chef d’équipe qui doit intervertir les plannings de M. Dupont et de M. Durand. Comment diffuser l’information rapidement ? Excel ne peut s’interfacer avec des outils de messagerie. À l’inverse, le logiciel de planification accède aux données RH de l’entreprise ; un sms est immédiatement envoyé aux deux collaborateurs. Autre exemple : un salarié a un rendez-vous médical à 10h alors qu’il travaillera le matin la semaine à venir. Il souhaite intervertir son planning de la journée avec celui d’un collègue, en informe son chef de service. Si ce dernier gère seul le planning de 100 personnes sous Excel, il devra tout réorganiser et risque de refuser.

Avec la digitalisation et la centralisation des systèmes, un salarié va demander directement à intervertir son planning avec un pair. L’échange ne sera validé qu’après vérification des contraintes légales pour les deux collaborateurs, du coût généré pour l’entreprise et de la cohérence de l’échange. Via son smartphone, le salarié peut donc régler son problème lui-même !

Quand logiciel de planification rime avec qualité de vie au travail (QVT) 

Selon les éditeurs de solutions de gestion de temps, dans 90 % des cas, les entreprises recourent à une solution de planification centralisée et méthodique pour servir un objectif de croissance. Mais de nouvelles demandes apparaissent. Chez Bodet Software, Cédric Lampin observe que la QVT et l’équilibre vie pro/vie perso s’invitent de plus en plus dans l’organisation du travail. « Les entreprises souhaitent répondre à des besoins spécifiques. Si un collaborateur ne se sent pas bien ce mois-ci, pourquoi ne pas alléger sa charge dans l’immédiat en le planifiant sur les après-midis et prévoir, dans son annualisation, de le faire travailler de nuit le trimestre prochain ? ».

 

Réactivité / proactivité, garantie du respect des obligations légales, réduction des coûts, fluidification de certains process : les logiciels de planification constituent un atout décisif pour les organisations. Simplifiant la mise en place du temps choisi dans l’entreprise, ils s’inscrivent dans la dimension collaborative et participative souhaitée par les collaborateurs et contribuent directement à la rétention des talents. À l’ère digitale, peut-on concevoir de meilleures « solutions » ?

 

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Auteur : Elodie.B

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