La gestion des plannings dans l’hôtellerie : cas pratique Novotel Reims Tinqueux

Novotel, marque hôtelière du groupe Accor, compte près de 400 hôtels dans le monde. Le Novotel de Reims Tinqueux a opté pour le logiciel de gestion des temps et de planification Kelio pour simplifier la gestion de ses plannings horaires.novotel

Une solution simple et efficace de planification

Le Novotel Reims Tinqueux, hôtel 4 étoiles situé à quelques minutes du centre historique de Reims, est un établissement de 127 chambres qui emploie 46 personnes ainsi que des extras en période de forte activité.

Cet hôtel dispose également d’un restaurant et d’un espace de réception de 525 m² pouvant accueillir des séminaires d’entreprise ou des réunions familiales.

En 2012, la direction du Novotel Reims Tinqueux décide d’optimiser la gestion de son planning horaire et de s’équiper d’un logiciel de planification et de gestion des activités.

« Dans le métier de l’hôtellerie, nous devons fournir un service irréprochable à nos clients. Cela passe notamment par une planification optimale de nos ressources humaines afin d’être sûr d’avoir, à tout moment de la journée, le nombre suffisant de personnes pour assurer une prestation de qualité à nos clients. Nous avons donc décidé d’abandonner nos plannings sous Excel pour un logiciel plus adapté à nos problématiques métier», explique Karine Robert, chef de réception.

Avec Kelio Planification+, chaque chef de service peut définir ses besoins par poste de travail, horaire ou activité et vérifier simplement l’adéquation entre ses besoins en personnel et son planning prévisionnel.

En cas de sur ou de sous-effectif par rapport aux besoins définis sur une tranche horaire ou sur une activité, le logiciel Kelio aide les managers à optimiser leur planning en fonction des compétences de leurs collaborateurs et des contraintes réglementaires, légales et individuelles.

Il est également très simple de faire des modifications de planning de dernière minute en cas d’absence imprévue (maladie, événements familiaux…).

« Aujourd’hui, nos collaborateurs ont une meilleure visibilité sur leur planning puisque chaque manager établit le planning de son service pour les 15 jours à venir. Chacun sait précisément sur quelle activité il est affecté : petit déjeuner, déjeuner, chambre, accueil… Les salariés sont satisfaits de ce nouvel outil car les plannings sont bien présentés et ils s’y retrouvent facilement. ».

Un transfert automatique des temps de travail en paye

Chaque manager modifie les plannings en fonction des heures réellement effectuées par les collaborateurs de son équipe. Puis tous ces éléments sont ensuite transférés vers le logiciel de paye Sage.

«La réalisation de la paye est simplifiée : nous récupérons toutes les informations nécessaires de manière automatisée. Nous évitons ainsi tout risque d’erreur de saisie».

 

 

 

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Auteur : Laure.P

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