La gestion des temps dans le secteur du courtage : cas pratique Neste

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Neste Suisse est une branche du groupe finlandais Neste OYJ. Ce groupe est le 2nd leader mondial dans le domaine des bio carburants et le 1er fournisseur de diesel renouvelable. Basée à Genève, Neste Suisse emploie 55 salariés et est spécialisée dans le courtage et la vente de ces produits pétroliers.

Le besoin initial

La société a connu un rapide accroissement de son effectif et la gestion des temps de travail sur Excel devenait trop complexe. En 2010, la mise en place d’un système intégré s’est avérée indispensable pour faciliter la gestion des présences et des absences.

« J’ai pu rencontrer les équipes Bodet sur le Salon RH de Genève. Mon choix s’est alors rapidement porté sur le logiciel Kelio, qui me paraissait le plus simple et le plus rapide à installer. Nous souhaitions également un fournisseur assez proche de chez nous », commente Ariane Sicilia El Said.

La problématique résolue

Depuis 2015, la loi Suisse exige que toutes les entreprises aient un système d’enregistrement des heures de travail.

« Kelio nous permet d’être en conformité par rapport à la loi. Nous répondons aux exigences légales et ce, de façon non contraignante », précise Véronique Joly.

Les salariés peuvent badger leurs entrées / sorties sur les terminaux tactiles communicants Kelio Visio X7 ou depuis leur espace personnel grâce à la badgeuse virtuelle.

« Nous contrôlons également qu’il n’y ait pas d’abus avec une surcharge de travail trop importante. »

Ce système, simple et transparent, a été bien accueilli par les salariés.

Une gestion des présences et des absences simplifiée

La mise en place de Kelio a permis de visualiser facilement les présences et les absences du personnel. Les chefs de service ont une vision globale de leur équipe et peuvent ainsi planifier le travail en fonction des ressources disponibles et mettre en place les remplacements éventuels.

« Nous pouvons mieux contrôler les allées et venues du personnel. Certains de nos salariés font beaucoup de déplacements, et pour des raisons de sécurité, nous avons besoin de savoir où ils se trouvent ».

Les collaborateurs peuvent, en toute autonomie, effectuer leurs demandes d’absence sur leur espace personnel. Celles-ci seront alors envoyées aux responsables de service pour validation.

Une solution idéale pour le service RH

« Kelio est un outil qui fonctionne très bien et qui nous simplifie énormément le quotidien. C’est un système qui est en cohérence avec la façon dont les gens doivent travailler chez Neste, c’est-à-dire de manière indépendante et responsable. En tant que RH, nous avons vraiment gagné beaucoup de temps dans nos tâches hebdomadaires », précisent Mme Sicilia El Said et Mme Joly.

Accueillir les visiteurs grâce à un outil moderne

En 2017, la structure des bureaux a été transformée pour s’orienter vers un système de travail plus agile.
N’ayant plus de réception, Neste s’est tournée vers Bodet et sa solution Kelio Visiteur. Grâce à sa borne tactile intuitive et moderne, l’accueil des visiteurs est amélioré et les temps d’enregistrement sont réduits.
Cet outil a permis d’intégrer la gestion des visiteurs dans le système de sécurisation des accès et de créer un processus d’enregistrement des visites entièrement personnalisable

« Après un temps d’adaptation, cet outil fonctionne aujourd’hui très bien, que ce soit en français ou en anglais. Nous avons fait en sorte que nos employés soient les plus autonomes possible. »

Pour une visite prévue ou imprévue :

  • Le visiteur arrive dans les locaux
  • Il s’enregistre lui-même sur la borne tactile
  • Le visité reçoit alors un email ou un SMS pour l’avertir.

Kelio Visiteur permet également la prise de photo, l’affichage d’un document ou encore la signature sur la borne pour signaler l’entrée et la sortie du visiteur.Borne_visiteur_Neste

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Auteur : Elodie.B

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