La gestion des temps dans le secteur hôtelier : cas pratique IECH

logoIECH est une société spécialisée dans l’investissement hôtelier et exploite des établissements sous enseignes Accor et IHG. Situés en France, en Belgique et au Luxembourg, cela représente la gestion de plus de 1000 chambres et près de 300 employés.

Le besoin initial

« Nous partions de zéro. Chaque directeur d’unité effectuait ses plannings sur Excel, nous n’avions aucune uniformisation de nos procédures. Nous avions besoin d’un outil centralisé pour sécuriser les données nécessaires à la préparation des salaires, mais également pour réaliser les plannings sur les différentes exploitations » explique M. Gilgenkrantz.

En 2012, après étude des principaux acteurs du marché, le groupe choisit le logiciel Kelio en mode SaaS et débute le déploiement sur un établissement.

La problématique résolue

Le logiciel Kelio a permis l’obtention d’une base de données RH centralisée, point de départ pour une planification optimisée (suivi facilité des horaires prévisionnels et réalisés). Une interface avec le logiciel de paie a également été mise en place.

« Grâce à ce flux sécurisé, les données de variables de paie sont directement envoyées dans Sage, il n’y a plus de travail de ressaisie, source potentielle d’erreur ».

Une gestion du personnel informatisée

Visio X7_utilisateur homme_badge cuir marron_FRLa mise en place de Kelio a permis d’obtenir un outil centralisé qui répond aux besoins spécifiques du secteur de l’hôtellerie :

  • gestion du personnel 24h/24 et 7j/7
  • équipes successives alternantes (3/8)
  • cycles horaires particuliers pour les populations administratives ou les techniciens.

Le suivi des heures effectuées, des heures supplémentaires ou encore des différents compteurs est facilité.

« Nous avons gagné en transparence avec nos salariés. Ils peuvent accéder à leurs données à tout moment et consulter par exemple leur planning annuel de congés payés. »

Une gestion des plannings simplifiée

La solution Kelio a permis la création de nombreux horaires afin de simplifier le travail de planification des chefs de service. Ils n’ont plus qu’à choisir un horaire prédéfini et le dérouler sur le planning.

« Nous attendons avec impatience le déploiement de la nouvelle solution Kelio Planification et plus particulièrement son utilisation en full web » ajoute M. Gilgenkrantz.

Un déploiement maitrisé

Une année a été nécessaire pour que tous les utilisateurs s’adaptent à l’outil et que les différents paramétrages soient effectifs.
Aujourd’hui, deux établissements du groupe sont équipés de badgeuses Kelio Visio X7 pour comptabiliser les entrées/sorties et les pauses du personnel.
La solution est également en cours de déploiement sur le Luxembourg et la Belgique, avec l’aide de la filiale Bodet Belgique.

« Compte tenu du caractère multi-sites, j’ai réellement apprécié d’avoir un formateur unique, qui a pu nous suivre en ayant en mémoire nos différentes contraintes, et les paramètres mis en place. Nous envisageons d’équiper d’autres hôtels avec Kelio » précise M. Gilgenkrantz.

Le mode SaaS : une évidence

IECH a choisi d’installer la solution Kelio en mode SaaS. Ce mode de déploiement s’est révélé adapté à la structure de la société.

« Le mode SaaS nous offre une grande souplesse d’utilisation sur tous nos sites, et ce sans aucun problème de débit. Les mises à jour sont effectuées rapidement.
Je pense pour que ce type de logiciel, il s’agit de la solution idéale » conclut M. Gilgenkrantz.

Kelio Notes de frais

Désireux de pouvoir traiter les données issues des notes de frais de ses collaborateurs à l’aide d’un outil unique, le groupe déploie actuellement le module Kelio Notes de frais. Qu’ils soient en formation ou en déplacement, les salariés concernés pourront établir facilement leurs notes de frais afin que les données soient directement intégrées dans Sage Comptabilité.

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Auteur : Elodie.B

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