La gestion des temps dans la grande distribution : cas pratique Hyper U Sierentz

L’Hyper U Sierentz, hypermarché de 6 500 m² situé entre Mulhouse et Bâle, gère 200 personnes dont 45 hôtesses de caisse, réparties sur 28 caisses et 4 caisses libre service.

Dès 2003, l’Hyper U Sierentz s’équipe du logiciel de planification des ressources humaines Planexa® de la société Holy-Dis pour optimiser les plannings de sa ligne de caisse. En 2010, le dispositif est complété avec le logiciel de gestion des temps  Kelio.La gestion des temps à l'Hyper U Sierentz

Planexa® récupère les informations liées aux métiers issus du système d’encaissement (chiffre d’affaires, nombre d’articles, clients, etc.). Ces données vont permettre de calculer les besoins selon l’activité prévue, puis seront croisées avec les ressources humaines disponibles en prenant en compte les contraintes organisationnelles. Planexa® propose un planning de caisse au quart d’heure près, optimisé et légal.

Planification des Ressources Humaines

La chef de caisse, Mme Jakovlej, ajuste ensuite les plannings proposés en fonction de l’historique, des promotions en cours, du temps d’attente en caisse maximum souhaité…
En 2010, la direction du magasin décide de compléter le dispositif de planification avec une solution de gestion des temps et s’équipe du logiciel Kelio Optima de Bodet Software pour gérer le temps de travail de l’ensemble des salariés.

« Nous avions besoin d’assurer un meilleur suivi du temps de travail effectif de nos salariés. Le pointage était pour nous la meilleure solution pour comparer facilement le planifié et le réalisé », explique Mme Bach, Responsable des Ressources Humaines.

Chaque salarié dispose d’un badge porte-clefs qui lui permet de pointer ses arrivées et départs ainsi que ses pauses sur des badgeuses. Le logiciel Kelio calcule ensuite automatiquement le temps de travail effectué.

« Kelio nous permet de vérifier rapidement que les personnes qui étaient prévues au planning sont bien présentes. En cas d’absence, nous sommes informés rapidement et pouvons prendre les dispositions nécessaires : modifications du planning, recours aux heures supplémentaires… », indique Mme Jakovlej.

Une interface transparente et performante

Afin de gagner du temps et d’éviter les erreurs de ressaisie, les logiciels Kelio et Planexa® sont interfacés : les plannings de la ligne de caisse sont calculés avec Planexa®puis intégrés automatiquement dans Kelio qui se charge de calculer le temps de travail effectif à partir des badgeages des salariés et de comparer les horaires prévus et réalisés.

L’interface entre Planexa® et Kelio est complètement transparente pour les utilisateurs. Les expertises associées de Bodet Software et de Holy-Dis dans les domaines de la gestion des temps et de la planification permettent à l’Hyper U Sierentz de réaliser des gains significatifs en termes de temps, de productivité et de fiabilité.

Au quotidien, chaque chef de service gère les anomalies de son équipe et valide les relevés d’heures issus de Kelio. Ces relevés d’heures, qui sont signés mensuellement par chaque salarié, permettent ensuite de préparer les payes.

Kelio permet aussi de gérer les compteurs de congés, les absences, les arrêts maladies, l’intéressement

« Kelio est un support de travail fiable. Les salariés sont très satisfaits de Kelio et Planexa® : ils ont une meilleure visibilité sur leur planning et sur leur compteur d’heures. Ils apprécient donc ce système gagnant-gagnant car toutes leurs heures réalisées sont comptabilisées et donc payées », conclut Mme Bach.

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Auteur : Laure.P

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