Planification des RH dans les centres de congrès : le cas pratique du Centre International de Deauville

Centre International de DeauvilleLe Centre International de Deauville est un centre de congrès qui gère 180 manifestations par an, dont le Festival du Cinéma Américain de Deauville.

Afin d’optimiser les plannings de son personnel et de s’assurer du respect de la législation, le Centre International de Deauville a mis en place les logiciels de gestion des temps et planification Kelio Optima et Kelio Planification+.

Le choix d’une solution adaptée à l’organisation et à la convention collective du C.I.D

Créé en 1992, le Centre International de Deauville (C.I.D) est un centre de congrès de 18000 m² qui gère environ 180 manifestations par an pour un chiffre d’affaires de 10 millions d’euros.

L’équipe du C.I.D est composée de 38 salariés permanents et peut compter jusqu’à 248 personnes lors de l’organisation de grands événements tels que le Festival du Cinéma Américain.

« Face à la multiplicité des manifestations que nous organisons et des tâches que nos équipes ont à réaliser, l’optimisation de notre planning est primordiale pour assurer des prestations de qualité. Notre planification sous Excel devenait compliquée à gérer. Nous avions besoin d’un outil de suivi des plannings plus simple et plus fiable », indique Bruno Villaverde, Secrétaire Général du Centre International de Deauville.

Afin de répondre à cette problématique de planification, le C.I.D, après avoir consulté plusieurs sociétés, s’équipe des solutions Bodet Software de gestion des temps, de planification et de suivi analytique des temps de travail (Kelio Optima, Planification+ et Analytics+). Le C.I.D a également installé des badgeuses afin de vérifier le temps de travail effectif et la présence de ses salariés sur le site pour des questions de sécurité.

« Nos principaux critères de choix ont été la réputation de la société Bodet Software ainsi que l’adaptabilité de la solution Kelio à notre organisation, à nos besoins et à notre convention collective particulière », explique Bruno Villaverde.

Une planification optimisée

Le C.I.D en s’équipant du logiciel de gestion des temps Kelio avait également pour objectif de s’assurer du respect des contraintes légales et réglementaires de sa convention collective particulière, lors de la planification de son personnel, notamment l’amplitude horaire journalière maximum (12 h sur 6J consécutifs maximum), la durée de travail hebdomadaire (60h), les temps de repos entre deux journées de travail…

« Avec Kelio, le contrôle des contraintes se fait automatiquement : nous recevons une alerte en cas d’anomalie. Avant, nous faisions cette vérification manuellement : le risque d’erreurs était important et cette tâche était très chronophage. Aujourd’hui, nous sommes sûrs de respecter la loi et de ne pas planifier une même personne sur deux tâches différentes au même moment. »

Un suivi analytique fiable des temps de travail

Le logiciel de gestion des temps Kelio permet également au C.I.D de faire un suivi analytique des temps de travail : lors de la réalisation des plannings, chaque salarié est affecté à des missions et/ou des manifestations, ce qui permet de cumuler automatiquement les temps effectués sur un événement.

La mise en place de cette comptabilité analytique permet de connaître la rentabilité de chaque manifestation.

De nombreux avantages

Le service Ressources Humaines est très satisfait de Kelio et trouve de nombreux avantages dans son utilisation parmi lesquels :

  • Une aide à la définition des besoins en main d’œuvre et à la planification,
  • Une sécurité pour le respect de la législation en vigueur,
  • Une analyse fiable des temps passés sur chaque manifestation, et donc des coûts.

« Lors de l’installation, les formateurs ont su écouter nos problématiques et y répondre grâce à un paramétrage adapté. Aujourd’hui, nous disposons d’un outil simple et fiable qui nous permet d’avoir une planification optimisée et de comparer facilement le prévisionnel et le réalisé », conclut Bruno Villaverde.

 

 

 

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Auteur : Laure.P

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