Témoignage d’une collectivité territoriale : cas pratique Coeur d’Essonne Agglomération

logo-headerCoeur d’Essonne Agglomération est un établissement public de coopération intercommunal qui rassemble 21 communes de l’Essonne, soit 203 000 habitants. Ce sont près de 700 agents qui sont au service de cette collectivité, dont le siège se situe à Sainte-Geneviève-des-Bois.

Le besoin initial

En 2016, afin de répondre aux exigences de la loi NOTRe (Nouvelle Organisation Territoriale de la République), deux intercommunalités ont fusionnées pour devenir Coeur d’Essonne Agglomération et ainsi mutualiser les différents services. Ce rapprochement implique un regroupement de compétences qui étaient auparavant gérées dans chaque commune.

La problématique résolue

Avec l’instauration des horaires variables (plages fixes et plages libres) pour les agents et dans un souci de simplification des modes de gestion, la mise en place d’un logiciel comme Kelio s’avérait indispensable.

« Auparavant, chaque service avait son propre mode de gestion interne et l’utilisation des fichiers Excel était devenue trop compliquée. Nous souhaitions harmoniser les pratiques. » explique Sylvie ALVES, Assistante DGA.

 Un pilotage global des présences

Près de 200 cycles horaires sont nécessaires à la bonne gestion des 700 agents, tous exerçant dans des domaines différents. Dorénavant, tous ces agents badgent leurs temps de présence depuis leur Espace Personnel sur PC ou depuis les terminaux Kelio Visio X7 et X4 installés dans les différents établissements. Pour les agents sur le terrain qui n’ont pas accès à un PC, ils peuvent déclarer leur présence a posteriori, en fin de semaine par exemple.
Les spécificités du secteur public sont facilement gérées avec le logiciel Kelio.

Digitaliser le suivi des absences

Les agents utilisent également leur Espace Personnel afin d’effectuer leurs demandes de congés et consulter leur calendrier d’absences.

« Nous avons gagné beaucoup de temps. Nous n’avons plus de papiers volants, sources potentielles d’erreurs et de pertes, et nous évitons ainsi les ressaisies inutiles. Le traitement des demandes d’absences a vraiment été accéléré. » indique Mme ALVES.

Les agents soulignent ainsi une nette amélioration du suivi de leurs temps de travail et de leurs absences.

« Les échanges sont beaucoup plus fluides avec les agents qui apprécient la mise en place de cet outil. »

Planning calendrier d'absence

Une gestion du personnel équitable

« Pour les managers, c’est un réel avantage d’avoir accès à toutes les informations dans un même outil. Ils ont une visualisation instantanée et globale des badgeages de leur équipe et peuvent consulter en temps réel les présents et les absents. » ajoute Mme ALVES.

Chaque manager profite en effet de l’exploitation de son groupe et peut consulter et corriger les badgeages, les absences ou encore les anomalies de leurs agents en mode individuel ou en mode groupé.

« Avant, chacun gérait son propre tableau dans son coin mais rien n’était centralisé. Aujourd’hui, nous avons un suivi global et uniforme, le personnel apprécie le côté éthique et l’égalité de traitement entre tous les agents. » explique Mme ALVES.

Des services de grande qualité

Choisir les solutions Bodet Software, c’est la garantie d’être accompagné à chaque étape : de l’installation à la clôture du projet.

« Notre chef de projet a été très efficace et avoir un technicien sur place améliore vraiment la compréhension et la prise en main du produit. En moins de 6 mois, je suis devenue autonome sur le logiciel et à la moindre question je peux faire appel au service Support. Les opérateurs sont très rapides à répondre et solutionnent facilement nos problèmes, leur aide est très précieuse. » souligne Mme ALVES.

En effet, en 2017, plus de 97% des utilisateurs Kelio se déclarent satisfaits du déploiement de leurs solutions et du service support.
Aujourd’hui, Coeur d’Essonne Agglomération se félicite de ce changement organisationnel et de l’accueil réservé au logiciel par tous les utilisateurs.

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Auteur : Elodie.B

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