Gagnez 1.5 jour de travail par semaine grâce au logiciel de planification RH Kelio ! Le cas d’Agaphone

Agaphone est un expert en accueil téléphonique. Depuis 1985, la société propose aux professionnels l’externalisation de leur standard téléphonique et administratif. Elle compte aujourd’hui 1 500 clients.

Comment gérer les temps de travail dans les entreprises de service à ouverture en continu ?

Agaphone a la particularité de proposer ses services de standard téléphonique de 7h à 21h du lundi au vendredi et de 9h à 18h le samedi. Les horaires de travail des téléassistantes doivent donc être organisés pour couvrir cette amplitude horaire. Avec la croissance de la société, le recours à un logiciel de planification RH est apparu nécessaire, il y a quelques années. 

Un logiciel de planification horaire pour aider à l’organisation du travail

Kelio Planification, le logiciel de Bodet Software, a été retenu pour permettre de construire les plannings des salariés, en tenant compte des flux d’activités et avec pour objectif d’éviter les situations de sous-effectifs ou sureffectifs.«

« Le module Kelio Planification nous apporte une visibilité globale sur les absences, la gestion des compteurs, l’activité de l’ensemble du plateau. Avant, nous ne disposions pas de cette vision d’ensemble », relate Mme Lecarpentier, DRH d’Agaphone.

Comment intégrer de multiples contraintes dans une planification du travail ? 

Kelio Planification intègre les contraintes d’horaires ainsi que les absences et les activités des salariés pour proposer un planning pertinent. 

« Avec nos horaires larges et tous nos paramètres de variation -absentéisme, formation, temps d’administration – il nous faut sans cesse réanalyser et réétudier les statistiques, mais malgré tout la planification ne nous prend désormais qu’une journée par semaine. A mon arrivée chez Agaphone, la construction du planning nous prenait au moins 2 jours, voire 2 jours et demi. Donc au final, on a gagné au moins une journée par semaine », explique Mme Jean, assistante RH chez Agaphone.

Mise en œuvre du logiciel Kelio Planification

La simplicité d’exécution de Kelio Planification a permis de mettre en place rapidement une nouvelle organisation de travail : 

« Après 14h de formation, j’étais en mesure de faire la planif- cation de manière autonome » explique Mme Jean.  « Je ne suis pas féru d’informatique et n’ai pas suivi toutes les formations, et pourtant je peux me débrouiller seule sur le logiciel » ajoute Mme Lecarpentier.

L uniformisation des pratiques managériales

La mise en place du logiciel a eu pour conséquence un meilleur suivi les pratiques des managériales.

« Au début quand je suis arrivée chez Agaphone, les managers avaient accès au planning et pouvaient définir les heures complémentaires selon des critères non uniformes. Désormais, toutes les heures supplémentaires ou complémentaires sont validées par les RH, et nous en informons les salariés. »                  

ecran de Kelio Planification

Quand une meilleure visibilité accroit la rentabilité

Grâce au module complémentaire, Kelio Analytics, Mme Lecarpentier et Mme Jean disposent de tableaux de bord et de reportings leur permettant de réaliser un suivi analytique du temps de travail. Les RH peuvent évaluer les durées d’activité, les coûts et quantités et imputer précisément, pour chaque collaborateur, les heures réalisées par centre de charges, par tâche et par client. 

« Nos télé-secrétaires sont amenées à réaliser quelques tâches administratives en plus des prises d’appels. De notre côté, nous mesurons le temps passé sur ces activités car elles doivent rester des tâches annexes. Ce suivi nous permet de les quantifier et de  piloter nos dossiers clients. » 

 

Pour retrouver le témoignage complet, RDV sur le site de Bodet Software.

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Auteur : Laurianne Faure

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