Comment calculer une fiche de paie ?

Qu’est-ce qu’un bulletin de salaire ?

Avant d’entrer dans le détail des composantes de la fiche de paie, intéressons-nous au contexte du bulletin de salaire. Pourquoi un bulletin de salaire ? Qu’est que le bulletin de salaire clarifié ? Quelle est la différence avec le bulletin de salaire détaillé ? Comment la fiche de paie doit-elle être remise au salarié ?

Une fiche de paie, c’est quoi ?

Le bulletin de salaire, également appelé fiche de paie, est un document qui synthétise les éléments de paie versés à un salarié par un employeur et notamment :

• L’identification du salarié et de l’employeur.
• Les éléments de paie.
• Les cotisations sociales.
• Le net à payer.
• Le prélèvement à la source.

La fiche de paie est une source d’information pour le salarié, car elle lui permet de connaître les éléments de paie qui lui ont été versés. Le bulletin de salaire doit être conservé par le salarié tout le long de sa carrière professionnelle, car il permet de justifier des annuités cotisées. La fiche de paie fait également guise de justificatif de salaire auprès de différents organismes (banque, agence immobilière, …).

La fiche de paie clarifiée : la normalisation de la fiche de paie

Depuis le 1er juillet 2018, tous les employeurs doivent remettre au salarié un bulletin de salaire normalisé, c’est ce qu’on appelle le bulletin clarifié.

Le bulletin de salaire doit respecter certaines normes de présentation et de libellés définis par la réglementation (article R.3243-1 et R3243- 2 du code du travail).

Pour son contrôle de paie, le gestionnaire a toujours la possibilité d’éditer un bulletin détaillé avec toutes les lignes de cotisations et les taux patronaux.

La remise du bulletin de salaire

L’employeur doit remettre sa fiche de paie au salarié mensuellement. Ce bulletin de salaire peut être, soit remis en main propre, soit envoyé par courrier postal. Il n’est pas nécessaire d’envoyer le bulletin en suivi ou recommandé, une lettre simple suffit.

À l’ère du « tout numérique », l’employeur peut également opter pour l’envoi des bulletins par voie dématérialisée. Ceci peut prendre la forme d’un envoi par mail ou pour plus de sécurité, un accès du salarié à un espace personnel, un coffre-fort numérique, afin qu’il puisse télécharger son bulletin de salaire.

Le salarié a la possibilité de refuser l’envoi du bulletin par voie dématérialisée. Dans ce cas, l’employeur a l’obligation de lui remettre une version papier.

Comment lire une fiche de paie ?

Il n’est pas toujours aisé de comprendre une fiche de paie. Quelles sont les mentions du bulletin de salaire ? Comment sont ordonnées les cotisations sociales ? Comment calculer le net à payer ?

Les éléments d’identification de l’employeur et du salarié

Le bulletin de salaire doit mentionner les éléments d’identification de l’employeur et du salarié et notamment :

• Nom, adresse et n° de Siret de l’employeur.
• Convention collective applicable.
• Nom, NIR et adresse du salarié.
• Emploi, qualification et classification conventionnelle du salarié.
• Durée contractuelle du travail.

Le salaire brut

Le salaire brut est constitué de tous les éléments de paie soumis à cotisations sociales. Ces éléments de paie sont détaillés, généralement en haut de bulletin. Toutefois, certains éléments comme certaines indemnités de rupture ou la prime d’intéressement peuvent être partiellement soumis à cotisations (CSG/CRDS).

Les cotisations sociales

Les cotisations sociales sont regroupées par grandes familles de cotisations. Certaines cotisations au sein d’une même famille, ayant la même assiette, et dont le taux est exclusivement patronal, sont regroupées sur une même ligne. C’est le cas par exemple des cotisations d’assurance chômage ou les autres cotisations dues par l’employeur. Le bulletin de salaire doit mentionner :

• La base de cotisation.
• Les taux de cotisations salariales.
• Les allègements de cotisations.

Santé

• Cotisation Maladie/Maternité/Décès
• Cotisation de prévoyance Incapacité/Invalidité/Décès
• Cotisation prévoyance Frais de santé (mutuelle)

Accident du travail / Maladies professionnelles

• Cotisation Accident du travail/Maladie professionnelle

Retraite

• Cotisation vieillesse plafonnée
• Cotisation vieillesse déplafonnée
• Cotisations AGIRC/ARRCO
• Cotisations CEG
• Cotisation CET
• Cotisation de retraite supplémentaire

Famille

• Cotisation d’allocations familiales

Assurance chômage

• Cotisation d’assurance chômage
• Cotisation AGS
• APEC

Autres contributions dues par l’employeur

• Contribution Solidarité Autonomie (CSA)
• Contribution FNAL – de 50 salariés
• Forfait social
• Versement mobilité
• Contribution au dialogue social
• Contribution à la formation professionnelle
• Participation à l’effort de construction
• Taxe d’apprentissage

CSG/CRDS

• CSG déductible
• CSG/CRDS non déductible

Réduction générale de cotisations patronales

• Réduction générale de cotisations patronales (ex Réduction Fillon)

La base de cotisation de la CSG/CRDS est différente des autres bases de cotisations. Elle se calcule de la manière suivante :

(Salaire brut ✖ 98,25%) + cotisations patronales de prévoyance complémentaire (risque incapacité/invalidité/décès et frais de santé).

Les éléments non soumis

Les éléments non soumis à cotisations et exonérés d’impôt sur le revenu sont mentionnés en bas de bulletin. Quelques exemples :

• Frais professionnels.
• Acompte.
• Titres-restaurants.

Prélèvement à la source et net imposable

Les informations concernant le prélèvement à la source (PAS) doivent être mentionnées sur le bulletin de salaire et notamment :

• L’assiette du PAS.
• Le taux PAS.
• Le montant du PAS.

L’assiette du prélèvement à la source n’est pas nécessairement le net imposable déclaré à l’administration fiscale et notamment en cas d’IJSS subrogées.

Pour retrouver la base du prélèvement à la source :

Salaire brut – cotisations salariales + CSG/CRDS non déductible + cotisation patronale de prévoyance « Frais de santé ».

Depuis le 1er janvier 2022, le net imposable est une mention obligatoire sur le bulletin de salaire. Celui-ci doit être indiqué pour le mois en cours et en cumul annuel. 

Le net à payer

Il existe deux notions de net à payer, le montant net avant le prélèvement à la source (PAS) et le net versé au salarié, donc après le PAS.

Le net à payer versé au salarié se calcule de la manière suivante :

Salaire brut – cotisations salariales + éléments non soumis – déductions diverses (titres-restaurants, saisie, acompte, ...) – PAS.

Le logiciel de paie : un incontournable pour produire les bulletins de salaire

Si à une époque, calculer les paies à l’aide d’un fichier Excel était possible, c’est difficilement envisageable depuis le déploiement de la DSN même s’il existe des solutions alternatives pour produire la DSN sans logiciel de paie.

Par ailleurs, disposer d’un logiciel de paie permet d’éviter le risque d’erreur avec une législation en perpétuelle évolution et ainsi réduire le risque financier non négligeable pour l’entreprise.

Un logiciel de paie apporte également à l’utilisateur un gain de temps considérable dans les différents processus de paie obligatoires (DPAE, documents de sortie, Attestation Employeur, …).

Voici quelques fonctionnalités proposées par la plupart des éditeurs de solutions :

• Calcul automatique des cotisations sociales.
• Mises à jour réglementaire.
• Revalorisation automatique des salariés au SMIC.
• Automatisme de la gestion ancienneté (prime, congés conventionnels).
• DSN en quelques clics (mensuelle et signalement).
• DPAE en M to M (Machine to Machine).
• Récupération automatique des taux PAS et taux AT.
• Édition des documents de sortie.
• Espace personnel collaborateur pour consultation des bulletins de salaire.