Lorsqu’un employeur met à la disposition d’un salarié un véhicule de fonction qu’il peut également utiliser à titre privé, cela constitue un avantage en nature. Le montant évalué de cet avantage est soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, et doit donc être correctement traité en paie. Focus.
Quels sont les critères pour qu’un véhicule de fonction soit considéré comme un avantage en nature ? Comment est calculé l’avantage en nature véhicule ? Quel traitement en paie ? Quelles règles spécifiques s’appliquent pour les véhicules électriques ?
Découvrez dans cet article toute la méthodologie pour calculer l’avantage en nature du véhicule de fonction.
Qu’est-ce qu’un avantage en nature véhicule ?
L’avantage en nature est un bénéfice autre que la rémunération, accordé par un employeur à son salarié. On distingue plusieurs catégories d’avantages en nature dont les modalités de calcul et d’imputation en paie diffèrent.
Parmi les différentes catégories d’avantages accordés par l’employeur, l’avantage en nature résultant de la mise à disposition d’un véhicule de fonction est une option courante dans l’entreprise. Mais à partir de quel moment considère-t-on que la voiture de fonction constitue un avantage en nature ? Quels sont les principes d’évaluation de l’avantage en nature véhicule ?
L'avantage en nature véhicule : définition !
Lorsqu’un employeur met à la disposition d’un salarié un véhicule de fonction utilisé dans le cadre de son activité professionnelle, mais également à des fins personnels, ce bénéfice constitue un avantage en nature.
Mise à disposition permanente du véhicule
Est considéré comme un avantage en nature, un véhicule de fonction qui est à la disposition permanente du salarié, y compris en dehors du temps de travail (soir et week-end).
Lorsque le salarié est contraint de restituer le véhicule pendant ses jours de repos (week-end, RTT, congés payés, …) ou a l‘interdiction d’utiliser le véhicule en dehors du temps de travail, l’utilisation du véhicule de fonction ne constitue pas un avantage en nature.
À noter que si l’utilisation du véhicule est uniquement dédiée aux trajets domicile-travail, ceci ne constitue pas non plus un avantage en nature à la condition que le véhicule soit nécessaire à l’activité professionnelle. L’employeur doit être en mesure de prouver que le lieu de travail ou le lieu d’habitation du salarié n’est pas ou mal desservi par les transports en commun ou que les conditions et/ou horaires de travail du salarié ne lui permettent pas d’utiliser les transports en commun.
En revanche, lorsque le véhicule doit être restitué uniquement pendant les congés payés, il y a bien avantage en nature, mais le montant de celui-ci peut être proratisé en fonction de la présence du salarié sur le mois.
Pourquoi évaluer l'avantage en nature véhicule ?
L’avantage en nature qui résulte d’un bénéfice accordé au salarié autre que la rémunération constitue un avantage en nature qui est soumis à cotisations sociales et imposable de la même manière que le salaire. C’est pourquoi il est essentiel de bien connaître les règles de valorisation de l’avantage en nature et son mécanisme en paie afin d’éviter tout redressement en cas de contrôle Urssaf.
Avantage en nature du véhicule de fonction et absence du salarié
En cas de suspension du contrat de travail comme un arrêt de travail ou encore un congé maternité, le véhicule de fonction qui est également utilisé à titre personnel ne peut pas être retiré au salarié pendant la durée de la suspension du contrat de travail si cela n’est pas prévu dans le contrat.
Ainsi, si vous souhaitez récupérer le véhicule de fonction de vos salariés absents, et notamment pour les absences de longue durée, nous vous conseillons d’inclure une clause de restitution du véhicule en cas de suspension du contrat de travail lorsque celui-ci est uniquement utilisé à titre personnel.
Évaluation de l’avantage en nature de la voiture de fonction : les méthodes de calcul
Il existe deux méthodes pour estimer l’avantage en nature véhicule :
- La méthode au forfait.
- La méthode aux frais réels.
L’évaluation de l’avantage en nature au forfait est généralement utilisée lorsque l’employeur n’est pas en mesure de justifier les dépenses réelles engagées ou s’il ne peut pas prouver le kilométrage privé du salarié.
L’avantage en nature se calcule sur une base annuelle qui est ensuite imputée mensuellement en paye afin de lisser le paiement des cotisations sociales sur l’année.
Évaluation aux frais réels
L’évaluation de l’avantage en nature véhicule est calculée sur la base des dépenses réellement engagées par l’employeur :
- Amortissement de la valeur d’achat du véhicule
- Assurances
- Frais d’entretien
- Taxes
- Frais de carburant
Pourcentage du prix d’achat
L’évaluation de l’amortissement du coût d’achat du véhicule se calcule de la manière suivante :
- 20% du coût d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans.
- 10% du coût d’achat TTC pour un véhicule de plus de 5 ans.
À noter que l’âge du véhicule s’apprécie par rapport à la date de première circulation du véhicule indiquée sur la carte grise.
En cas de rabais sur l’achat du véhicule, c’est le prix TTC après remise qui s’applique pour calculer la valeur de l’avantage en nature.
Par ailleurs, en cas de rachat du véhicule à l’issue d’une location, le dépôt de garantie doit être ignoré du calcul.
L’assurance du véhicule
Il convient d’intégrer dans le montant de l’avantage en nature les frais inhérents à l’assurance du véhicule. En revanche, les éventuelles franchises ne doivent pas être prises en compte.
En cas de flotte de véhicules, il est possible que l’employeur ne puisse pas déterminer les frais réels pour chaque véhicule. Il est alors possible d’appliquer un coût moyen.
Les frais d’entretien
Les frais réels d’entretien du véhicule (révision, entretien courant, …) doivent être intégrés au calcul. Toutefois, les frais liés à une réparation à la suite d’un sinistre ne doivent pas être pris en compte.
Le prorata du kilométrage à titre privé
Pour appliquer la méthode en frais réels, l’employeur doit être en mesure de justifier le nombre de kilomètres parcourus par le salarié à titre privé. Pour ce faire, l’employeur peut suivre les kilomètres effectués à titre professionnel et faire la différence avec le kilométrage effectué sur l’année considérée.
Une fois le nombre de kilométrage personnel déterminé, il convient d’appliquer un prorata du montant calculé par rapport au nombre total de kilomètres parcourus par le véhicule.
Les frais de carburant
Si l’employeur prend en charge les frais de carburant, l’utilisation à titre privée doit être intégrée dans le calcul de la valeur de l’avantage en nature. Pour les calculer, il convient de se reporter au suivi des kilométrages privés du salarié.
Évaluation au forfait
L’évaluation de l’avantage en nature véhicule se calcule différemment en fonction si le véhicule a moins ou plus de 5 ans et si l’employeur prend en charge ou non les frais de carburant.
L’employeur ne paye pas le carburant
Si l’employeur ne paye pas le carburant du salarié, l’avantage en nature au forfait est calculé de la manière suivante :
- 9% du coût d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans.
- 6% du coût d’achat TTC pour un véhicule de plus de 5 ans.
L’employeur prend en charge le carburant
Si en revanche, l’employeur paye en plus le carburant du salarié, la valeur de l’avantage en nature véhicule doit comprendre un forfait global « carburant privé compris » soit :
- 12% du coût d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans.
- 9% du coût d’achat TTC pour un véhicule de plus de 5 ans.
En cas de prise en charge du carburant par l’employeur, il est également possible de mixer forfait et frais réels :
- 9% ou 6% en fonction de l’âge du véhicule.
- Dépenses de carburant (sur facture) engagées par l’employeur au titre de l’utilisation privée du salarié.
Exemple d’un véhicule acheté
Un salarié utilise son véhicule de fonction à titre personnel :
- Achat TTC du véhicule après remise : 25 000 € TTC.
- Le véhicule a moins de 5 ans.
- Coût de l’assurance : 800 euros par an.
- Frais d’entretien annuel : 1 000 euros.
- Frais de carburant total (y compris pour l’utilisation professionnelle) : 6000 euros.
- Nombre de kilomètres effectués sur l’année : 50 000 km.
- Nombre de kilomètres effectués dans le cadre de son activité professionnelle : 30 000 km.
Calcul au forfait
Si forfait global, carburant compris :
- 25 000 X 12% = 3000
- Montant de l’avantage : 3 000 euros
Si frais de carburant calculés aux frais réels :
- 25 000 X 9% = 2 250 euros
- 6 000 X 20 000 / 50 000 = 2 400 euros
- Montant de l’avantage : 4 650 euros
Calcul aux frais réels
- Amortissement : 25 000 X 20% = 5 000
- Assurance : 800
- Entretien : 1 000
- Carburant : 6 000
- Soit un total de 12 800
- 12 800 X 20 000 / 50 000 = 5120 euros
- Montant de l’avantage = 5120 euros
Au regard de cet exemple, nous constatons qu’en fonction des frais engagés et des kilomètres parcourus, il peut être plus intéressant d’appliquer le calcul forfaitaire ou le calcul aux frais réels.
Il est possible d’appliquer un mode de calcul différent d’un salarié à l’autre au sein d’une même entreprise.
Cas du véhicule loué
En cas de véhicule loué, l’avantage en nature se détermine comme suit :
- Soit aux frais réels : dépenses de location + les éventuels frais de carburant proratisés en fonction du nombre de kilomètres parcourus à titre privé.
- Soit au forfait : 30% du coût global annuel + les frais de carburant utilisés à titre personnel ou 40% du coût global annuel.
À noter que ni le bonus écologique et sa majoration ni le malus ne doivent être pris en compte pour la détermination de l’avantage en nature d’un véhicule loué.
Cas particuliers des véhicules de fonction électriques
Concernant les véhicules électriques, un régime de faveur s’applique jusqu’au 31 décembre 2024 afin de favoriser dans l’investissement des véhicules à faible émission de CO2.
Ainsi, quelle que soit la méthode utilisée, la valeur de l’avantage en nature véhicule est déterminée :
- Sans prendre en compte les frais d’électricité.
- Après un abattement de 50%, limité à 1800 euros par an.
La prise en compte en paie des avantages en nature dans votre entreprise peut se révéler complexe et chonophage. N'hésitez pas à faire appel à nos experts paie et à notre solution logicielle de paie en ligne 123Paie !
