La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), désormais appelée gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP), est une démarche obligatoire à mettre en œuvre pour les entreprises de plus de 300 salariés. Toutefois, elle offre de nombreux avantages à tous les types d'employeurs, quelle que soit la taille des effectifs. Dans cet article, nous faisons le point sur la définition et les avantages de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et sur les modalités de sa mise en place.
La GPEC (ou GEPP) : par définition, un outil de prospective RH
La Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, rendue obligatoire par la loi Borloo relative à la cohésion sociale, a été remplacée par la GEPP en 2017.
La GEPP, ou Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels, anciennement appelée GPEC, a fait son apparition avec les Ordonnances Macron de 2017. Avec ce changement de cadre juridique et d’appellation, on ne parle plus de “compétences” mais de “parcours professionnel”. Cependant, les grands enjeux ne changent pas : il s'agit de définir les compétences stratégiques pour le développement de l'entreprise et de mesurer les écarts avec les ressources humaines existantes.
Quels sont les principaux objectifs de la GPEC ?
Dans les deux cas, l'objectif est d'anticiper les mutations à venir au sein de l'entreprise et leurs conséquences sur les métiers et les contenus des activités.
Il s'agit notamment de prévoir et de mieux gérer l'évolution des effectifs et des besoins en compétences liés, par exemple, à une structure de pyramide des âges vieillissante ou à une évolution des marchés.
Concrètement, la mise en place de la GPEC passe par la réalisation d'un diagnostic et d'une cartographie des compétences en présence dans l'entreprise, couplée à un exercice prospectif pour identifier les besoins en ressources humaines à horizon d'un an, de cinq ans, voire de dix ans.
Il s’agit de mesurer les écarts entre les compétences existantes et les compétences attendues, afin de les combler via la formation et la mobilité interne.
Quels sont les résultats attendus de la GPEC ?
La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences, désormais appelée GEPP, débouche sur un plan d'action et s'appuie sur la négociation.
L'objectif est de mettre en place les formations et l'accompagnement nécessaires pour construire de véritables parcours de mobilité cohérents avec les évolutions des besoins de l'entreprise.
La GPEC vise aussi à maintenir l’employabilité des salariés, grâce au plan de développement des compétences, qui doit permettre de mettre à jour les savoir-faire des collaborateurs tout au long de leur carrière.
Quels sont les avantages de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ?
La GPEC est un outil majeur de maintien de la compétitivité de l’entreprise. C'est une obligation pour les entreprises de plus de 300 salariés. Elle permet de réduire les écarts entre les compétences détenues par les salariés et les besoins en ressources humaines de l’entreprise pour répondre efficacement à ses marchés, faire face aux défis technologiques, environnementaux ou réglementaires et rester compétitive.
In fine, la GPEC débouche sur un véritable management des talents, qui permet de :
- Réduire les difficultés de recrutement, en misant sur la mobilité interne.
- Prévenir les problématiques liées à une pyramide des âges vieillissante ou déséquilibrée.
- Renforcer la satisfaction et l'engagement des salariés.
- Améliorer la gestion des parcours et des carrières en développant l’employabilité des salariés et leurs compétences.
Les outils de la Gestion Prévisionnelle des emplois et des compétences
La GPEC, ou GEPP, passe par la mise en place de plusieurs outils dans l'entreprise.
Les premiers sont des outils d'analyse statistique et prospective, quand les seconds concernent davantage la négociation et le plan d'action.
Les outils d'analyse et de prospective RH
Parmi les plus utilisés, on compte :
- L’analyse de la pyramide des âges.
- Les cartographies des emplois et des compétences.
- Les référentiels de métiers.
- L'organigramme de l'entreprise.
- Les fiches de poste détaillées.
- Le SWOT RH.
Le diagnostic peut aussi s'appuyer sur les résultats des entretiens annuels d'évaluation ou des entretiens de développement, pour identifier les besoins de formation des employés.
Zoom sur le SWOT RH, au cœur de la GPEC
L'objectif est de réaliser un état des lieux exhaustif des forces en présence et de les mettre en relation avec les besoins prévisionnels de compétences, en fonction des hypothèses de développement de l'entreprise.
Aussi, le diagnostic s'appuie sur un véritable exercice prospectif qui consiste à se demander :
- Quels sont les facteurs externes, qui vont impacter les besoins en compétences de l'entreprise (évolutions technologiques, réglementaires, attentes du marché, etc..) ?
- Quels sont les facteurs internes qui vont impacter les besoins en ressources humaines (réorganisation, stratégie de l'entreprise, développement d'un nouveau marché, etc…) ?
Pour cela, le SWOT RH s'avère un outil adapté à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et permet d'identifier quelles sont les catégories d'employés ou, catégories de métiers, qui doivent être accompagnées en priorité.
Zoom sur la cartographie des compétences
La cartographie des compétences est un processus qui consiste à identifier, documenter et visualiser les compétences individuelles et collectives au sein d'une organisation ou d'une équipe.
Cette mesure de l'existant vise à fournir une vue d'ensemble des compétences disponibles, afin de mesurer les écarts avec les besoins à court et moyen termes.
Les outils de négociation de la GPEC
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un exercice collectif qui implique la mise en place d'une démarche partagée avec les instances représentatives du personnel.
Des échanges ont lieu avec l'ensemble des partenaires de la démarche, que sont les représentants syndicaux, la direction, mais aussi les responsables formation et les managers. Pour cette étape, les outils mobilisables sont l'accord de méthode, qui permet de poser un cadre partagé pour la négociation, et le plan de développement des compétences, qui permet de traduire opérationnellement les engagements de l'entreprise en matière de maintien de l'employabilité des salariés.
La phase de négociation doit se conclure par un accord de GPEC qui doit inclure des actions concrètes pour une meilleure adéquation des besoins en compétences avec l'offre de formation interne.
Les outils de déploiement de la GPEC
Ensuite, la GPEC se traduit au niveau individuel dans les entretiens annuels d'évaluation et les entretiens professionnels. Elle prend aussi appui sur les bilans de mi-carrière.
Il s’agit alors de déployer le plan d’action en termes d’accompagnement de chaque salarié dans un parcours de maintien de son employabilité ou de développement de ses compétences.
Pour cela, le management doit être un véritable acteur de la GPEC afin d’orienter les salariés vers les bonnes formations, en fonction des besoins identifiés lors des entretiens périodiques de performance ou des entretiens professionnels.
En résumé
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est une démarche partagée entre les différents acteurs de l'entreprise. Elle vise à maximiser l'adéquation entre les compétences disponibles en interne et les besoins en ressources humaines de l'entreprise à horizon 3, 5 ou 10 ans.
Pour cela, elle s'appuie sur des outils de diagnostic et d'identification des compétences disponibles (cartographie des compétences, référentiel métier, etc...) mais aussi et surtout sur la mise en place d'un plan d'action partagé qui intègre de la formation afin de faire évoluer les collaborateurs en cohérence avec le développement stratégique de l'entreprise. L’employeur réduit ainsi le risque d’obsolescence des compétences de ses équipes, et peut mieux répondre à ses besoins de recrutement en favorisant la mobilité interne plutôt que le recrutement, dans un contexte de pénurie des talents.
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